بهترین نرم‌افزار دبیرخانه کدام نرم‌افزار است؟
اگر تصمیم دارید برای سازمان خود یک نرم افزار دبیرخانه بخرید و در بین شرکت‌های نرم افزاری که مدعی ارئه بهترین نرم افزار در این حوزه هستند، تردید دارید، ما خواندن این مطلب را به شما توصیه می‌کنیم.
چون قرار است در ادامه به شما بگوییم از یک نرم افزار دبیرخانه و بایگانی چه انتظاراتی باید داشته باشید؟ احتمالاً به این ترتیب راحت‌تر می‌توانید در میان گزینه‌های موجود بهترین نرم افزار دبیرخانه را انتخاب کنید.
نرم افزار دبیرخانه خوب چه ویژگی‌هایی دارد؟
اولاً به شما حق می‌دهیم که سخت‌گیرانه به دنبال بهترین نرم افزاری باشید که در بازار وجود دارد. چون دبیرخانه یک نرم‌افزار سازمانی است که چندین نفر به طور روزانه با آن درگیر خواهند بود. بنابراین سخت گیری شما برای خرید یک نرم افزار دبیرخانه عالی و بدون نقص کاملاً به جاست.
اما آنچه باید از یک نرم افزار دبیرخانه و بایگانی انتظار داشته باشید را می‌توان در موارد زیر خلاصه کرد:
هم نسخه غیر وبی داشته باشد، هم نسخه وب
بسته به این که سیاست سازمان شما در برخورد با نامه‌های اداری چیست، لازم است نرم افزاری را انتخاب کنید که با این سیاست‌ها همخوانی داشته باشد.
اگر قرار نیست افراد به هیچ عنوان بعد از ساعت کاری به نامه‌ها دسترسی داشته باشند، پس شما به یک نرم افزار دبیرخانه غیر وبی یا اصطلاحاً Windowse Based نیاز دارید. اما اگر دوست دارید و اجازه دارید که افراد 24 ساعت روز و 7 روز هفته به نامه‌ها و اسناد بایگانی شده دسترسی داشته باشند، پس نرم افزار دبیرخانه تحت وب یا Web Based تهیه کنید.
قدرت مدیریت چند شرکتی داشته باشد
اگر شما صاحب یا مدیر یک هولدینگ هستید، یعنی باید مدیریت نامه‌های بیش از یک شرکت را در دست بگیرید. در این راستا لازم است نرم افزار دبیرخانه و بایگانی شما طوری طراحی شده باشد که قادر باشد ارتباط بین این دو هلدینگ را برقرار کند.
قابلیت شماره دهی اتومات داشته باشد
روزانه صدها نامه به شرکت شما ارسال یا از شرکت شما به بیرون فرستاده می‌شود. این در حالی است که کلی نامه وجود دارد که اعضای مجموعه شما بین خودشان رد و بدل می‌کنند. یعنی کلی نامه هست که باید بر اساس یک استاندارد درست و قابل پیگیری قابلیت شماره دهی اتومات داشته باشد.
قدرت برقراری ارتباط با هر نرم افزار اتوماسیون اداری را داشته باشد
پروتکل ECE امکانی است که به نرم افزارهای اداری اجازه می‌دهد حتی اگر شبیه هم و از یک شرکت نباشند، باز هم با هم ارتباط برقرار کنند و یکدست شوند. در زمان خرید نرم افزار دبیرخانه و بایگانی مورد نظر خود دقت کنید که آیا این نرم افزار می‌تواند با نرم افزار اتوماسیون اداری شما هماهنگ یا اصطلاحاً سینک شود، یا خیر؟!
توانایی طراحی سربرگ داشته باشد
نامه اداری شما باید وجهه قانونی داشته باشد و بخش مهمی از این وجهه قانونی با سربرگی که بالای نامه درج می‌کنید، ایجاد می‌شود. بنابراین مطمئن شوید نرم افزار دبیرخانه‌ای که تهیه می‌کنید این ویژگی مهم را داشته باشد. یعنی به شما اجازه دهد سربرگ مورد نظر خود را بالای نامه درج یا روی آن تغییرات ایجاد کنید.
مجهز به وب سرویس و API باشد
نه تنها نرم افزار اتوماسیون اداری که هر نرم افزار دیگری که در سازمان شما وجود دارد باید با نرم افزار دبیرخانه شما هماهنگ باشد. مثلاً اگر نرم افزار خاصی برای حسابداری، مالی یا منابع انسانی دارید، باید بتوان این نرم افزار را به نرم افزار دبیرخانه و بایگانی شما متصل کرد.
اینها فقط بخشی از اصلی‌ترین و شاخص‌ترین ویژگی‌هایی است که بهترین نرم افزار دبیرخانه باید مجهز به آن‌ها باشد. درست مثل نرم افزار دبیرخانه و بایگانی یگانه که نه تنها شامل ویژگی‌های فوق می‌شود، بلکه ده‌ها امکان دیگر نیز برایتان فراهم می‌کند.
کافی است یک بار وارد سایت شرکت یگانه شوید و فرم درخواست دمو را پر کنید تا در اولین جلسه دموی رایگان بهترین نرم افزار دبیرخانه که متعلق به این مجموعه است، امکانات آن را مشاهده کنید. در این صورت مطمئن می‌شوید که هرچه انتظار از نرم افزار دبیرخانه دارید با این نرم افزار برآورده می‌شود.
دیدگاه ها
من ۱۵ سال سابقه کار اداری دارم و تو شرکت های مختلفی بودم هر جایی بودم یا خودم کاربر نرم افزار دبیرخانه یگانه بودم یا این نرم افزار رو معرفی کردم. علتش هم این بوده که هم خیلی ساده هست هم امکانات زیادی داره به علاوه اینکه خدمات پشتیبانیشون خیلی قوی هست.