راهنمایی برای پیاده‌ سازی اتوماسیون اداری در سازمان‌ها + ۹ مرحله

پیاده سازی اتوماسیون اداری در سازمان، یکی از بهترین کارهایی است که مدیران سازمان ها برای کاهش هزینه مجموعه و با کیفیت تر انجام شدن فعالیت ها می توانند انجام دهند. به طور کلی اجرا و پیاده سازی اتوماسیون اداری و یا با یک نرم افزار انجام می شود یا به صورت سیستماتیک انجام میگیرد. در هر دو صورت باید فعالیت های اجرایی مختلفی را انجام دهید.

در این مطلب تصمیم گرفتیم تا شما را با 9 مرحله پیاده سازی اتوماسیون اداری آشنا کنیم تا در صورتی که قصد اجرا کردن یک سیستم اتوماسیون را دارید، به بهترین شکل این پروسه را انجام دهید. ابتدا این مراحل را نام برده ایم و در ادامه به صورت مفصل تر بر روی هر کدام از مراحل اجرا اتوماسیون اداری در سازمان ها بحث کرده ایم.

9 مرحله پیاده سازی اتوماسیون اداری در سازمان ها

1. 1.شناسایی فرآیندها و فعالیت‌هایی که می‌ توانند به‌ طور مؤثری اتوماسیون شوند.

1. 2.بررسی ابزارهای اتوماسیون موجود در بازار و انتخاب بهترین گزینه برای سازمان‌ تان. (پیشنهاد ما، نرم افزار اتوماسیون اداری شماران سیستم )

1. 3.تعیین اهداف مورد انتظار از پیاده‌سازی اتوماسیون اداری، مانند کاهش هزینه‌ها، بهبود کیفیت خدمات و افزایش کارایی.

1. 4.ایجاد یک برنامه پیاده‌سازی که شامل مواردی مانند زمانبندی، بودجه و منابع مورد نیاز است.

1. 5.تعیین نقش‌ها و مسئولیت‌های مورد نیاز برای پیاده‌سازی اتوماسیون اداری.

1. 6.برگزاری دوره‌های آموزشی و آمادگی کارکنان برای استفاده از ابزارهای اتوماسیونی جدید.

1. 7.بررسی و تنظیم مجوزهای دسترسی کاربران به ابزارهای اتوماسیونی جدید.

1. 8.مانیتورینگ و ارزیابی پیاده‌سازی اتوماسیون اداری به منظور اطمینان از این که به هدف مورد نظر دست یافته‌ایم.

1. 9.مطالعه و بررسی اثرات پیاده‌سازی اتوماسیون اداری، از جمله کاهش هزینه‌ها، بهبود کارایی و افزایش کیفیت خدمات.

شناسایی فرآیندهای مناسب برای اتوماسیون

شناسایی فرآیندها و فعالیت‌هایی که می‌ توانند به‌ طور مؤثری اتوماسیون شوند: در این بخش باید فرآیندها و فعالیت‌های مختلف سازمان شناسایی شوند و سپس بررسی شود که آیا آن‌ها قابلیت اتوماسیون دارند یا خیر. در این مرحله باید با کارکنان و مدیران مختلف سازمان صحبت شده و نیازهای آن‌ها را بشناسیم. برای این کار می توانید نمونه اتوماسیون اداری که قبلا اجرا شده است را بررسی کنید تا بتوانید درک بهتری از این موضوع به دست آورید.

ابتدا باید فرآیندهایی که برای اتوماسیون مناسب هستند، شناسایی شوند. برای شناسایی فرآیندهای مناسب برای اتوماسیون، باید فرآیندهایی که به‌صورت دستی انجام می‌شوند، شناسایی شوند. در مرحله بعدی، باید به این فرآیندها ارزیابی کنید و اینکه آیا آن‌ها برای اتوماسیون مناسب هستند یا نه، بررسی کنید. برای این منظور، باید به این سوالات پاسخ دهید:

• آیا فرآیند به‌ صورت مکرر انجام می‌شود؟ 

• آیا فرآیند قابلیت تعریف و شناسایی دارد؟ 

• آیا فرآیند به‌ صورت خودکار و با حداقل نیاز به دخالت انسان انجام می‌شود؟ 

• آیا فرآیند مهم و با ارزش است؟ 

• آیا فرآیند به‌ صورت دستی باعث بروز خطاهای بیشتر شده است؟

اگر در مرحله اول پیاده‌ سازی اتوماسیون اداری در سازمان‌ها، بتوانید به این سوالات جواب دهید، بخش بزرگی از کار توسط شما انجام شده است. با شناسایی و انتخاب فرآیندهای مناسب برای اتوماسیون، می‌توانید در مرحله بعدی به پیاد ه‌سازی و اجرای این فرآیندها با استفاده از سیستم اتوماسیون بپردازید.

بررسی بهترین نرم افزار های اتوماسیون اداری

در این بخش باید ابزارهای مختلف اتوماسیونی که در بازار موجود هستند، مورد بررسی قرار بگیرند و سپس بهترین گزینه برای سازمان تان انتخاب شود. در این مرحله باید به عوامل مختلفی مانند قیمت، قابلیت انطباق با سیستم‌های دیگر، سازگاری با فرآیندهای سازمان و … توجه کنید. اگر بخواهیم عمیق تر نگاه کنیم، موارد زیر باید در نظر گرفته شوند:

1. 1.بررسی تکنولوژی‌های موجود: برای این که بتوانید یک راهکار اتوماسیون مناسب برای سازمان خود انتخاب کنید، باید با تکنولوژی‌های موجود آشنا شوید. باید با انواع سیستم‌ های اتوماسیون، ابزارهای مدیریت فرآیند کاری (BPM) و ابزارهای اتوماسیون اداری آشنا شوید و مزایا و معایب هر کدام را بررسی کنید. برای این منظور، می‌توانید با مشاوران، کارشناسان و متخصصان مختلف صحبت کنید و نظرات و پیشنهادات آن‌ها را در نظر بگیرید.

1. 2.انتخاب یک سیستم اتوماسیون: پس از بررسی تکنولوژی‌های موجود و آشنایی با ویژگی‌ها و قابلیت‌های هر کدام، باید یک راهکار اتوماسیون مناسب برای سازمان خود انتخاب کنید. برای انتخاب یک سیستم اتوماسیون مناسب، باید به موارد زیر توجه کنید:

• 1.نیازهای سازمان: باید نیازهای سازمان را به‌دقت شناسایی کنید تا بتوانید سیستمی را انتخاب کنید که بعد از پیاده‌ سازی اتوماسیون اداری، بهترین پاسخ را به نیازهای سازمان شما بدهد.

• 2.قابلیت‌ها و ویژگی‌ها: باید قابلیت‌ها و ویژگی‌های راهکارهای مختلف را با یکدیگر مقایسه کنید تا بتوانید بهترین سیستم را انتخاب کنید. 

• 3.هزینه: هزینه‌های پیاده‌ سازی و نگهداری نرم افزار اتوماسیون اداری را باید در نظر بگیرید.

تعیین اهداف از پیاده سازی اتوماسیون اداری در سازمان

اهداف می‌توانند بسیار مختلف باشند و بسته به نوع فعالیت و سازمانی که در آن اتوماسیون اداری ایجاد می‌شود، ممکن است تفاوت داشته باشند. با این حال، به طور کلی می‌توان به چند هدف اشاره کرد که بسیاری از سازمان‌ها در پی پیاده‌ سازی اتوماسیون اداری، به دنبال آنها هستند:

1. 1.کاهش هزینه‌ ها: یکی از اهداف اصلی اتوماسیون اداری، کاهش هزینه‌ های مرتبط با فعالیت‌ های اداری و اطلاعاتی است. با پیاده سازی اتوماسیون اداری فرایندها، امکان تعیین و اجرای فرآیندهای کاری به طور خودکار، بدون نیاز به مداخله انسانی فراهم می‌شود. این کار باعث کاهش هزینه‌های مربوط به نیروی انسانی، مصرف انرژی، تجهیزات و مواد مصرفی و… می‌شود.

1. 2.بهبود کیفیت خدمات: با ایجاد سیستم‌های اتوماسیونی، کیفیت خدمات اداری و اطلاعاتی بهبود می‌یابد. سرعت و دقت در انجام فرایندهای اداری و ارائه خدمات، بهبود می‌یابد. با اتوماسیون فرایندها، ممکن است به طور خودکار ارسال و دریافت اطلاعات و اسناد و تحلیل آن‌ها صورت گیرد که باعث افزایش دقت و کیفیت خدمات می‌شود.

1. 3.افزایش کارایی: یکی دیگر از اهداف مهم پیاد ه‌سازی اتوماسیون اداری، افزایش کارایی فرایندهای کاری و اداری است. 

برنامه ریزی پیاده سازی اتوماسیون اداری

ایجاد برنامه پیاده‌ سازی به منظور اتوماسیون اداری شامل برنامه‌ ریزی کاملی است که شامل زمانبندی، بودجه و منابع مورد نیاز برای پیاده‌ سازی پروژه است.

زمانبندی یکی از مهمترین عوامل در برنامه‌ ریزی پیاده‌ سازی اتوماسیون اداری در سازمان ها است. باید تاریخ شروع و پایان پروژه مشخص شود و همچنین زمان‌ بندی برای هر فعالیت در پروژه تعیین شود. همچنین باید توجه داشت که ممکن است برخی مراحل پیچیده تر و طولانی تر از مراحل دیگر باشند، بنابراین باید این مسئله نیز در نظر گرفته شود.

بودجه نیز یک عامل مهم دیگر در برنامه‌ ریزی پیاده‌سازی اتوماسیون اداری است. باید بودجه لازم برای پیاده‌ سازی پروژه را تعیین کرد و همچنین باید برای هر فعالیت در پروژه بودجه مربوط به آن را مشخص کرد. همچنین باید در نظر داشت که ممکن است در طول پیاده‌سازی، هزینه‌هایی غیرمنتظره نیز پیش بیایند، بنابراین باید بودجه اضافی برای مقابله با این هزینه‌ها در نظر گرفت.

منابع مورد نیاز برای پیاده‌ سازی اتوماسیون اداری شامل منابع انسانی و تکنولوژیکی است. برای پیاده‌ سازی اتوماسیون اداری، نیاز به یک تیم کاری متخصص و با تجربه در زمینه اتوماسیون و نرم‌افزارهای مرتبط است. همچنین نیاز به تکنولوژی‌های پیشرفته‌ ای مانند سیستم‌ های مدیریت فرآیند کسب و کار می باشد.

تعیین نقش‌ها و مسئولیت‌ها در پیاده‌ سازی اتوماسیون اداری

در پیاده‌سازی اتوماسیون اداری، تعیین نقش‌ها و مسئولیت‌ها بسیار حائز اهمیت است. این موضوع به عنوان یکی از مراحل اساسی پیاده‌سازی اتوماسیون اداری باید با دقت و برنامه‌ریزی صورت گیرد. در این مرحله، باید نقش‌های مختلفی که در فرآیند پیاده‌سازی نیاز است، شناسایی و تعریف شوند.

برای این منظور، ابتدا باید نیازمندی‌ ها و اهداف مورد نظر را شناسایی کرده و سپس با توجه به آن‌ها، نقش‌های مختلف را تعیین کرد. به طور کلی، در پیاده‌ سازی اتوماسیون اداری، می‌توان نقش‌های زیر را تعیین کرد:

1. 1.مدیر پروژه: شخصی که مسئولیت کلی پروژه را برعهده دارد و به منظور اجرای صحیح پروژه، باید با تمامی افراد مرتبط هماهنگی کند.

1. 2.تیم تحلیل: شامل افرادی است که باید نیازمندی‌های کاربران را بررسی کنند و با استفاده از تکنولوژی‌های مورد نیاز، سیستم اتوماسیون اداری را پیاده کنند.

1. 3.تیم برنامه‌نویسی: شامل افرادی است که برنامه‌های مورد نیاز را تولید کرده و سپس در سیستم اتوماسیون اداری اجرا می‌کنند.

1. 4.تیم تست: شامل افرادی است که پس از پیاده‌سازی، تست‌های لازم را برای سیستم اتوماسیون اداری انجام می‌دهند تا مطمئن شوند که سیستم به درستی کار می‌کند.

1. 5.کاربران: کاربرانی که سیستم اتوماسیون اداری را در طول استفاده، مورد است

آموزش و آمادگی کارکنان برای ابزارهای اتوماسیونی جدید

یکی از مراحل کلیدی در پیاده سازی اتوماسیون اداری، برگزاری دوره‌های آموزشی و آمادگی کارکنان برای استفاده از ابزارهای اتوماسیونی جدید است. در این مرحله، کارکنان باید با مفاهیم پایه اتوماسیون و نحوه استفاده از ابزارهای اتوماسیونی آشنا شوند.

این دوره‌های آموزشی باید شامل موضوعاتی مانند نحوه استفاده از نرم افزارهای اتوماسیونی مورد استفاده در سازمان، آموزش تنظیم و مدیریت فرآیندهای کاری، مدیریت و ارتقای کیفیت داده‌های وارد شده به سیستم، آموزش مفاهیم امنیتی و حفاظت از اطلاعات، آموزش مفاهیم مدیریت پروژه و تعامل با سیستم‌های اتوماسیونی، و غیره باشد.

اگر کارکنان بدون آموزش کافی از این ابزارها استفاده کنند، ممکن است با مشکلاتی مواجه شوند، از جمله عدم قابلیت دسترسی به داده‌های مورد نیاز، ورود داده‌های نادرست به سیستم، یا حتی از دست رفتن داده‌های حساس. بنابراین، آموزش و آمادگی کارکنان برای استفاده از ابزارهای اتوماسیونی جدید، از جمله موارد حیاتی برای موفقیت در پیاده سازی اتوماسیون اداری است.

دسترسی مجوز های کاربران به نرم افزار اتوماسیون اداری

مرحله بعدی پیاده‌سازی اتوماسیون اداری در سازمان ها، بررسی و تنظیم ارتباطات بین ابزارهای اتوماسیونی مختلف است. در این مرحله، باید تمامی ابزارهای اتوماسیونی مورد نیاز برای سازمان شناسایی و به یکدیگر متصل شوند تا بهبود کارایی سازمان را برای کاربران فراهم کنند. همچنین، باید مشخص شود که چه نوع اطلاعاتی بین این ابزارها به اشتراک گذاشته می‌شود و چگونه این اطلاعات در دسترس کاربران قرار می‌گیرند.

مانیتورینگ، ارزیابی و پیاده‌ سازی اتوماسیون اداری

مانیتورینگ و ارزیابی پیاده‌سازی اتوماسیون اداری به منظور بررسی عملکرد و کارایی سیستم اتوماسیونی و همچنین اطمینان از این که به هدف مورد نظر دست یافته‌ایم صورت می‌گیرد. در این مرحله، نیاز است تا به طور دوره‌ای عملکرد سیستم اتوماسیونی بررسی شود و هرگونه خطا و نقص در سیستم شناسایی شده و برطرف شود.

علاوه بر این، ارزیابی کیفیت کارایی سیستم نیز از جمله اهداف مانیتورینگ و ارزیابی پیاده‌سازی اتوماسیون اداری است. این شامل بررسی سرعت، دقت، کارایی و قابلیت اطمینان سیستم اتوماسیونی است که به وسیله‌ی ابزارهای ارزیابی مناسب، مانند پایش مانیتورینگ، تست نرم‌افزار و بررسی رضایتمندی کاربران انجام می‌شود.

بررسی نتایج پیاده سازی اتوماسیون اداری

مطالعه و بررسی اثرات پیاده‌سازی اتوماسیون اداری به منظور بررسی اینکه آیا پیاده‌سازی اتوماسیون اداری به هدف مورد نظر رسیده است یا خیر، و همچنین ارزیابی تأثیر این پیاده‌سازی برای سازمان موردنظر است. این مرحله به دو بخش اصلی تقسیم می‌شود:

1. 1.مطالعه و بررسی اثرات پیاده‌سازی: در این مرحله، اثرات مختلف پیاده‌سازی اتوماسیون اداری بررسی می‌شوند. این شامل بررسی اثرات مالی مانند کاهش هزینه‌ها، افزایش بهره‌وری، بهبود کیفیت خدمات و ارتقای تجربه کاربری می‌شود. برای بررسی این اثرات، می‌توان از ابزارهای مختلفی مانند مصاحبه با کاربران، بررسی داده‌های مالی و غیره استفاده کرد.

1. 2.ارزیابی تاثیرات: در این بخش، تأثیرات پیاده‌سازی برای سازمان بررسی می‌شوند. این شامل تحلیل نقاط قوت و ضعف پیاده‌سازی، تحلیل تجربه کاربران، و بررسی تأثیرات بر ساختار سازمانی و فرهنگ کاری است. برای این منظور، می‌توان از ابزارهای مختلفی مانند تحلیل SWOT، مصاحبه با کاربران و مدیران، بررسی داده‌های مالی و غیره استفاده کرد.

اهداف اصلی این مرحله، شناسایی نقاط قوت و ضعف پیاده‌سازی اتوماسیون اداری، بررسی تأثیرات آن برای سازمان و بهبود روند کاری و افزایش بهره‌وری در سازمان است.