چگونگی مدیریت ریسک در کنترل پروژه: رویکردها و راهکارها
مدیریت ریسک در پروژه یکی از جنبه‌های بسیار مهم و حیاتی در تمام حوزه‌ها و صنایع است. هر پروژه‌ای با داشتن عوامل و عناصر متفاوت در مسیر اجرا و تحقق خود، با ریسکها و تهدیدهایی مواجه است؛ بنابراین، مدیران پروژه نیاز دارند تا به‌صورت جدی و برنامه‌ریزی‌شده، ریسکها را شناسایی کرده و راهکارهایی را برای مدیریت و کنترل آن‌ها انتخاب کنند.
در این مقاله، به بررسی رویکردها و راهکارهای مختلف مدیریت ریسک در پروژه خواهیم پرداخت. همچنین، اهمیت مدیریت ریسک در کنترل پروژه و تأثیر آن بر عملکرد و پیشرفت پروژه را بررسی می‌کنیم. در پایان، بهترین شیوه‌ها برای مدیریت ریسک در کنترل پروژه را موردبررسی قرار می‌دهیم.
مفهوم ریسک و عوامل موثر در بروز آن
در ابتدا بهتر است با ارائه تعریف ریسک، به بیان عوامل موثر در وقوع ریسکهای پروژه بپردازیم. مفهوم ریسک در پروژه‌ها به خطری اشاره دارد که می‌تواند بر اجرای موفقیت‌آمیز پروژه تأثیر بگذارد.
ریسک درواقع پتانسیل وقوع یک رویداد ناخواسته است که می‌تواند منجر به عدم رسیدن به اهداف، تأخیر در زمان‌بندی پروژه، افزایش هزینه‌ها و کاهش کیفیت پروژه شود. برای دریافت جدیدترین آگهی‌های استخدامی کارشناس کنترل پروژه به آدرس اینترنتی زیر مراجعه کنید:
https://karbord.io/jobs/project-controler
عوامل موثر در بروز ریسکها در پروژه‌ها می‌توانند شامل عوامل خارجی، عوامل داخلی، تغییر در محدودیت‌ها و فناوری باشند. در ادامه، به ارائه توضیحات بیشتر درباره هریک از این عوامل خواهیم پرداخت.
عوامل خارجی
عواملی مانند تغییرات سیاسی- اقتصادی، تغییرات در قوانین و مقررات، شرایط آب و هوایی نامطلوب و مشکلات ناشی از فشارهای اجتماعی و فرهنگی، می‌توانند موجب بروز ریسکها و مشکلاتی در پروژه‌های عمرانی شوند.
عوامل داخلی
عواملی که به دلیل ناکارآمدی در فرآیند مدیریت پروژه، خطاهای انسانی، عدم توانمندی‌های فنی، هماهنگی نامناسب بین اعضای تیم و عدم تخصیص منابع کافی بروز می‌کنند، جزء عوامل داخلی در بروز ریسکها هستند.
تغییر در محدودیت‌ها
تغییر در محدودیت‌های پروژه مانند زمان، بودجه، منابع و مدیریت تقاضا، ممکن است به بروز ریسکهای ناشی از نامطلوب بودن تعداد یا کارایی منابع منجر شود.
فناوری
استفاده از فناوری‌های جدید و پیچیده که ممکن است مشکلاتی مانند عدم آشنایی کامل با آن‌ها، کاهش دسترسی به تخصص‌های مرتبط و وابستگی به فناوری‌های خارجی را به همراه داشته باشد، می‌تواند به بروز ریسکها در پروژه منجر شود.
اهمیت مدیریت ریسک در کنترل پروژه
مدیریت ریسک در کنترل پروژه بسیار حائز اهمیت است و به‌عنوان یک عنصر اساسی در موفقیت پروژه‌ها محسوب می‌شود. دلایلی که برای اهمیت مدیریت ریسک در پروژه مطرح می‌شود، شامل موارد زیر است:
پیشگیری از عواقب ناخواسته
فرآیند مدیریت ریسک (risk management) به ما امکان می‌دهد تا در طول جریان پروژه، عواقب ناخواسته را پیش‌بینی کرده و به‌موقع با آن‌ها مقابله کنیم. انجام این کار، از ضررهای مالی و زمانی قابل‌توجهی که معمولاً با وقوع ریسکها همراه است، جلوگیری می‌کند.
برنامه‌ریزی و کنترل بهتر پروژه
مدیریت ریسک ما را قادر می‌سازد تا ریسکهای موجود را شناسایی و ارزیابی کنیم و برنامه‌ریزی مناسبی برای کاهش و مدیریت آن‌ها انجام دهیم. این کار باعث بهبود کنترل پروژه و اجرای بهتر برنامه‌ها و فعالیت‌های مرتبط با پروژه می‌شود.
اتخاذ تصمیم‌های درست
مدیریت ریسک (risk management) به ما کمک می‌کند تا با شناسایی ریسکها و تأثیرات آن‌ها بر پروژه، تصمیم‌گیری بهتری داشته باشیم. مدیریت ریسک در پروژه این امکان را فراهم می‌کند تا تصمیمات را به‌صورت آگاهانه و با توجه به ریسکها و احتمال وقوع آن‌ها بگیریم.
افزایش اعتماد
مدیریت ریسک در پروژه بر اساس استاندارد pmbok، به سازمان و سایر ذینفعان این اطمینان خاطر را می‌دهد که پروژه به‌درستی بررسی‌شده و تدابیر لازم برای مقابله با ریسکها در نظر گرفته‌شده است. این اعتماد به جذب حمایت و تأمین منابع بیشتر برای پروژه و ایجاد تعامل مثبت با ذینفعان کمک می‌کند.
خوب است بدانید که استاندارد pmbok استانداردی شناخته‌شده و بین‌المللی در حوزه مدیریت پروژه است که برای ارزیابی و تحلیل سیستم‌های مدیریت پروژه به کار می‌رود. در برخی از منابع مانند کتاب یا پاورپوینت مدیریت پروژه، به استانداردهای این حوزه ازجمله استاندارد pmbok اشاره شده است.
برای کسب اطلاعات بیشتر در این زمینه می‌توانید به منابعی مانند کتاب آموزش مدیریت ریسک در پروژه بر اساس استاندارد pmbok، نوشته سید مهدی گرجی مراجعه کنید.
رویکردهای مختلف در مدیریت ریسک در پروژه
رویکردهای مختلف در مدیریت ریسک در پروژه با هدف شناسایی، تحلیل و کنترل ریسکها به کار می‌روند. در ادامه، چند رویکرد معمول در مدیریت ریسک در پروژه را معرفی خواهیم کرد:
شناسایی ریسکها
در این رویکرد، تیم پروژه با استفاده از تکنیک‌های مختلفی مانند مرور مستندات، برگزاری جلسات مشترک و مصاحبه با اعضای تیم و دیگر ذینفعان، ریسکهای محتمل در پروژه را شناسایی می‌کند.
تحلیل ریسک
در این رویکرد، ریسکهای شناسایی‌شده تحلیل و ارزیابی می‌شوند. بدین منظور تکنیک‌های مختلفی مانند تحلیل SWOT (نقاط قوت، ضعف، فرصت‌ها و تهدیدها)، شیوه درخت تصمیم، تجزیه‌وتحلیل ریسک و ماتریس احتمال و تأثیر، مورداستفاده قرار می‌گیرند.
برنامه‌ریزی و پاسخ‌دهی به ریسک
پس از تحلیل ریسکها، برنامه‌ریزی برای پیشگیری و مقابله با ریسکها صورت می‌گیرد. این مورد شامل انجام اقداماتی مانند کوشش برای کاهش احتمال رویدادهای ریسکی، مدیریت عواقب ریسکها در صورت وقوع و تدابیر پیشگیرانه است.
مدیریت ریسک عملیاتی
این رویکرد در بازسازی سیستم‌ها و فرآیندهایی مانند مدیریت تغییر، مستندسازی و آموزش و توسعه قابل‌استفاده است. هدف اصلی از مدیریت ریسک عملیاتی، تضمین کیفیت پروژه و کاهش آسیب به آن است.
ریسک مبتنی بر مشتری
در این رویکرد، ریسک‌هایی که مرتبط با نیازها و انتظارات مشتری هستند، شناسایی و مدیریت می‌شوند. این مورد شامل مواردی مانند تکنیک‌های مارکتینگ، انجام برنامه‌ریزی با کمک مشتریان و تحقیقات بازار است.
راهکارهایی برای کنترل ریسکها در پروژه
برای کنترل ریسکها در پروژه می‌توان از راهکارهایی مانند برنامه‌ریزی مجدد، اولویت‌بندی ریسکها، تدابیر پیشگیرانه و مدیریت عواقب در صورت وقوع استفاده کرد. در ادامه، به ارائه توضیح کوتاهی درباره هر یک از این راهکارها خواهیم پرداخت.
برنامه‌ریزی مجدد
اگر یک ریسک پیش‌بینی‌شده برنامه را تحت تأثیر قرار دهد، برنامه‌ریزی مجدد می‌تواند ابزاری موثر باشد. با بررسی تأثیر ریسک بر برنامه و هزینه‌ها، ممکن است لازم باشد زمان‌بندی، منابع و اولویت‌های پروژه را تغییر دهید تا وقوع ریسک را به بهترین شکل ممکن مدیریت کنید.
اولویت‌بندی ریسکها
در فرآیند مدیریت ریسک، ممکن است با بسیاری از ریسکها مواجه شوید. برای مدیریت منابع و زمان خود، لازم است اولویت‌بندی ریسکها را انجام دهید. با ارزیابی میزان تأثیر و احتمال وقوع هر ریسک، می‌توان آن‌ها را به ترتیب اولویت‌بندی کرد. همچنین، می‌توان برنامه‌ریزی لازم را برای کنترل و مدیریت بیشتر ریسکهای با اولویت بالا انجام داد.
تدابیر پیشگیرانه
به‌جای انتظار وقوع ریسک و برخورد با آن، می‌توان تدابیر پیشگیرانه را برای کاهش احتمال وقوع یا کاهش اثرات آن اتخاذ کرد. به‌عنوان‌مثال با استفاده از مزیت‌های تکنیکی و فنی، تجربیات گذشته و مشورت با اعضای تیم، می‌توان تدابیر پیشگیرانه را طراحی کرده و در پروژه اجرایی کرد.
مدیریت عواقب در صورت وقوع
درصورتی‌که اتفاقی رخ دهد، باید طرحی را برای مدیریت عواقب احتمالی آن در نظر گرفت. بر اساس ماهیت ریسک، آسیب‌پذیری پروژه و منابع موجود، باید برنامه‌های اضطراری، راه‌حل‌هایی برای پاسخ به ریسک و اقدامات تصحیحی در صورت وقوع طراحی شوند.
بهترین شیوه‌ها برای مدیریت ریسک
برای مدیریت ریسک در پروژه، بهترین شیوه‌ها و اقدامات موثر عبارت‌اند از:
مشارکت تیمی
تیم پروژه باید در فرآیند مدیریت ریسک (risk management) مشارکت کند. هرکسی باید به‌عنوان یک عضو موثر از تجربیات خود استفاده کند. همچنین، نقش و وظایف افراد باید در ردیابی و مدیریت ریسکها مشخص شود. به‌علاوه، برگزاری جلسات گروهی برای بحث و تبادل‌نظر درباره ریسکها و اقدامات پیشگیرانه می‌تواند موثر باشد.
شناسایی مسئولیت
مسئولیت اصلی مدیریت ریسک باید به یک فرد خاص (ترجیحاً یک کارشناس یا مدیر کنترل پروژه) واگذار شود. این فرد باید مسئولیت شناسایی، اولویت‌بندی، پیشگیری و اجرای عملیات جبرانی در صورت وقوع ریسکها را بر عهده داشته باشد. همچنین، وجود شفافیت در مسئولیت‌ها و اختیارات مدیران و اعضای تیم در مدیریت ریسک بسیار مهم است.
اطلاعات وضعیت
برای مدیریت ریسک در کنترل پروژه، لازم است درباره وضعیت ریسکها و تغییرات احتمالی آگاهی داشته باشید. جمع‌آوری و شناسایی دقیق اطلاعات مربوط به وضعیت ریسکها، شاخص‌های عملکرد کلیدی و نشانه‌های قطعی و نیمه قطعی ریسکها، به شما کمک می‌کند تا ریسکهای احتمالی را پیش‌بینی کنید و اقدامات مدیریتی مناسب را انجام دهید.
دخالت زودهنگام
برای مدیریت ریسکها در کنترل پروژه، باید به مشکلات زودهنگام واکنش نشان دهید. هر چه مشکلات زودتر تشخیص داده شوند و اقدامات لازم سریع‌تر انجام شود، احتمال کاهش آسیب‌های جدی برای پروژه بیشتر است.
استفاده از فناوری
بهره‌گیری از سیستم‌ها، نرم‌افزارها و فناوری‌های جدید برای مدیریت ریسک بسیار موثر است. به‌عنوان‌مثال استفاده از نرم‌افزارهای مدیریت ریسک پروژه، جمع‌آوری و آنالیز داده‌ها، استفاده از سامانه‌های اطلاعات مدیریتی و ردیابی وضعیت ریسکها، می‌تواند تسهیل‌کننده مدیریت ریسک باشد.
جمع‌بندی
در مقاله حاضر به بررسی اهمیت مدیریت ریسک در پروژه‌ها پرداختیم و رویکردها و راهکارهای مختلفی را برای مدیریت و کنترل ریسکها معرفی نمودیم. به شکلی که ابتدا مفهوم ریسک و عوامل موثر در بروز ریسکها در پروژه موردبررسی قرار گرفت. سپس، اهمیت مدیریت ریسک در کنترل پروژه و تأثیر آن بر عملکرد و پیشرفت پروژه بررسی شد.
همچنین در این مطلب، رویکردهای مدیریت ریسک شامل شناسایی ریسکها، تحلیل و ارزیابی ریسک، برنامه‌ریزی برای کاهش و کنترل ریسک و مدیریت عواقب و پاسخ‌دهی به ریسکها معرفی شدند. به‌علاوه برای کنترل ریسکها در پروژه، راهکارهایی چون برنامه‌ریزی مجدد، اولویت‌بندی ریسکها، تدابیر پیشگیرانه و مدیریت عواقب را معرفی نمودیم. با مطالعه این مقاله، خوانندگان می‌توانند رویکردها و راهکارهای مدیریت ریسک در پروژه‌ها را شناسایی کرده و راهبردهای کلیدی را برای کنترل ریسکها در نظر بگیرند.
