چگونه در نمایشگاه غرفه بگیریم؟ نحوه گرفتن غرفه در نمایشگاه بین المللی
یکی از سوالات متداولی که کسب و کارها با آن مواجه می‌شوند این است که چگونه می‌توانند در نمایشگاه های بین المللی غرفه بگیرند؟ چه روندی را برای ثبت نام و برپایی غرفه باید طی کنند؟
اصلا آیا واجد شرایط گرفتن غرفه نمایشگاهی هستند؟ ما در این مقاله، صفر تا صد فرایند گرفتن غرفه و مراحل بعد از آن (یعنی غرفه سازی، غرفه آرایی، استخدام پرسنل و…) را شرح خواهیم داد. با ما همراه باشید.
1- ثبت نام غرفه نمایشگاه (بررسی واجد شرایط بودن و ارائه مدارک)
برای ثبت نام در نمایشگاه باید از طریق پنل یا اتوماسیون همان نمایشگاه اقدام کنید. اگر تمایل به شرکت و ثبت نام در نمایشگاه بین المللی تهران دارید باید موارد زیر را در نظر بگیرید:
- غرفه خودساز می‌خواهید یا غرفه از پیش ساخته؟ به تعبیری دیگر، تمایل دارید خودتان فرایند غرفه سازی و غرفه آرایی نمایشگاه را انجام دهید (غرفه خودساز) یا محیطی آماده و پارتیشن‌بندی شده توسط نهاد برگزار کننده تحویل بگیرید (غرفه از پیش ساخته).
- غرفه شما از نوع ارزی است یا ریالی؟ به تعبیری دیگر، در غرفه خود تنها اجناس و کالاهای ایرانی را نمایش می‌‌دهید (غرفه ریالی) یا نماینده‌ای از یک شرکت خارجی هستید و محصولی غیر ایرانی دارید (غرفه ارزی).
- هر غرفه در نمایشگاه دارای رتبه‌بندی خاصی است که در تعیین هزینه اجاره غرفه موثر است.
- شما باید هر دو 1. قوانین عمومی نمایشگاه 2. قوانین غرفه سازی نمایشگاهی را در نظر داشته باشید تا مشمول پرداخت جریمه نشوید.
- زمان ثبت نام در نمایشگاه و میزان هزینه پرداختی، تعیین کننده موقعیت و متراژ غرفه شما است. برای گرفتن و رزرو غرفه در نمایشگاه های بین المللی دیر اقدام نکنید.
- قبل از هر اقدامی، تناسب محصولات خود با تم موضوعی نمایشگاه را در نظر بگیرید. بدیهی است که شما مجاز به نمایش محصولات خود در هر نمایشگاهی نیستید.
- به طور معمول، اگر 30 روز قبل از اجاره غرفه نمایشگاهی انصراف دهید 20 درصد از مبلغ واریزی شما کسر میشود. اگر کمتر از 20 روز تا زمان برگزاری، انصراف خود را اعلام کنید مبلغی بازگشت داده نمی‌شود.
- غالبا به شما 4 روز زمان داده میشود تا وسایل و تجهیزات خود را به نمایشگاه انتقال دهید و بعد از نمایشگاه نیز تا 2 روز زمان دارید تا غرفه را از تجهیزات خالی کرده و تحویل دهید.
2- غرفه سازی و غرفه آرایی نمایشگاه
شما مدت زمان محدود و مشخصی در اختیار دارید تا غرفه‌ای بسازید که توجه مخاطب را از بین دیگر غرفه های نمایشگاه به خود جلب کند.
اگر غرفه خود را هوشمندانه و خلاقانه طراحی نکنید، مخاطب رغبتی برای حضور در غرفه و توجه به محصولات شما از خود نشان نمی‌دهد و به اهداف اقتصادی یا تجاری دلخواهتان دست پیدا نمی‌کنید.
با توجه به اهمیت غرفه سازی و غرفه آرایی نمایشگاهی، اغلب کسب و کارها آن را به متخصصان برون سپاری میکنند. علت هم کاملا واضح است: صرف زمان کمتر، ساخت غرفه هایی خلاقانه و توجیه اقتصادی.
مجموعه خدماتی و تشریفاتی اون با من یکی از شرکت‌های فعال در حوزه خدمات نمایشگاهی است که سابقه‌ای دیرینه (قریب به 20 سال) در ساخت و دیزاین سازه های نمایشگاهی (ماکسیما، تترسی، اسپیس فریم، پارتیشن) دارد.
کیفیت و خلاقیت سازه‌های طراحی شده توسط این مجموعه، بالا است و در عین حال، با سطح هزینه ای معقول، خدمات خود را ارائه می‌دهد.
نکته جالب این است که مسئولیت حمل و نقل تجهیزات نیز از گردن شما برداشته میشود و توسط خود مجموعه انجام می‌گردد.
3- استخدام پرسنل نمایشگاهی
بدون تردید، موفقیت اقتصادی یک نمایشگاه در گرو پرسنل مجرب و پروموترهای حرفه ای خط محصول و خدمات شما است.
برای برپایی غرفه نمایشگاهی، شما باید شرایط احراز و شرح وظایف نیروهای زیر را به دقت تعیین و بررسی کنید:
- نیروی فروش نمایشگاهی
- پرسنل پروموشن نمایشگاهی (نیروی پروموتر)
- نیروی اینفورمیشن نمایشگاهی (پرسنل اطلاعات – کانتر دار یا غرفه دار)
- نیروی سمپلینگ نمایشگاهی (پرسنل سمپلر)
- پرسنل خدماتی نمایشگاه
- باریستا و مهمانداران غرفه
شما به صورت مقطعی و کوتاه مدت در نمایشگاه شرکت می‌کنید. به همین دلیل، ارزیابی و آموزش دقیق نیروهای متقاضی برایتان هزینه بر و زمان بر است. توصیه می‌کنیم که تامین و استخدام نیروی نمایشگاهی خود را نیز به شرکت‌های متخصص در این حوزه واگذار کنید.
این کار، دغدغه و نگرانی شما در مورد صلاحیت داشتن پرسنل نمایشگاهی را تا حد قابل توجهی کاهش می‌دهد.
سوالات متداول در مورد نحوه گرفتن غرفه در نمایشگاه بین المللی:
غرفه ارزی ریالی چیست؟
هزینه گرفتن غرفه های ارزی در نمایشگاه های بین المللی سنگین است.
برای کاهش این هزینه، شما راه‌حلی پیش رو دارید: اگر تعداد محصولات محدود است و متراژ کوچکی از غرفه برایتان کافی است، در عین حال مهمانان و بازدیدکنندگان زیادی دارید و برای استقبال از آن‌ها نیازمند فضای بیشتری هستید، می‌توانید در غرفه ارزی ریالی ثبت نام کنید (بخش ارزی برای نمایش محصولات و ریالی برای حضور مهمانان).
قیمت اجاره غرفه در نمایشگاه بین المللی تهران چقدر است؟
از جمله فاکتورهای موثر در تعرفه اجاره غرفه نمایشگاهی، موقعیت قرارگیری غرفه در نمایشگاه است.
بسیاری از نمایشگاه های بزرگ (مثل نمایشگاه بین المللی تهران) از چندین سالن تشکیل شده است و تعرفه اجاره غرفه در بعضی از سالن‌ها به دو برابر سالن‌های کوچکتر و یا دورتر از درهای اصلی ورودی می‌رسد.
در کنار هزینه اجاره، شما باید مخارج غرفه سازی و دیزاین فضای اجاره شده را نیز در نظر داشته باشید.
در چه صورتی مشمول پرداخت جریمه در نمایشگاه ها خواهیم شد؟
با توجه به مقررات هر نمایشگاه، جریمه ها متفاوت است اما به طور کلی، تاخیر در نصب و جمع آوری غرفه، عدم رعایت مقررات غرفه سازی، تبلیغات غیر مجاز، رعایت نکردن نظافت غرفه و آسیب به تجهیزات نمایشگاه، باعث جریمه شدن شما خواهد شد.
نحوه تبلیغات و پخش کاتالوگ در نمایشگاه به چه صورت است؟
یکی از مسائل مهم برای هر شرکت استفاده از کاتالوگ های چاپی و سایر تبلیغات نمایشگاهی برای جلب نظر مخاطب است که البته شرکت های بسیار قوی ای در این زمینه فعالیت میکنند که میشود از انها مشاوه گرفت.
