برنامه ریزی و مدیریت زمان برای موفقیت
برنامه ریزی و مدیریت زمان برای موفقیت : زمان از ما ، عمر و فرصتها را می گیرد و ما در ظرف زمان به تلاش ، تحصیل ، مطالعه تجربه اندوزی و خودسازی می پردازیم.
همانطور که می دانیم یکی از تفاوت های اساسی میان انسان و حیوان این است که حیوان فقط در زمان حال زندگی می کند و انسان در سه زمان گذشته، حال و آینده.
وقت آن قدر ارزشمند است که خداوند به آن سوگند یاد کرده است.
به قول برایان تریسی: «کیفیت زندگی شما به میزان بهره وری شما از زمان بستگی دارد و این که کیفیت مدیریت زمان شما در استفاده بهتر از وقت چگونه است.»
بیشتر مردم از کمبود وقت و زمان شکایت دارند.
گویا زمان، مسئول تمام گرفتاری هاست ولی آیا به راستی این گونه است؟
این که گفته اند فرصت به دست آمدنی نیست بلکه به دست آوردن است، کلامی درست است و کسانی که خلاقیتشان در مدیریت زمان و استفاده از فرصتهای موجود سبب می شود که زمان گسترش یابد و از هیچ، خیلی چیزها پدید آید، افرادی هستند که گوهر وقت را به دست آورده اند.
در عوض تنبلی و بی نظمی و آشفتگی دزد آرزوها و موفقیت ها شمرده میشود ولی چگونه می توان از فرصتهای مختلف نهایت بهره وری را داشت؟
در حقیت باید توجه کنیم که زمان در حال گذر و از میان رفتنی است و نمی توان آن را پس انداز کرد. تنها می توان آن را به روش های مختلف به بهره وری رساند.
با داشتن هدف و برنامه ی با منظم می توان با زمان داد و ستدی عادلانه داشته باشیم و زمان را با حفظکیفیت و کمیت با بهبود آنها به زنجیر کشید و گرنه رقابت های هولناک در آینده طومار حیات هر غافلی را در هم خواهد پیچید.
گذشته محمل تجارب است، حال منزلگاه تصمیم گیری است، و آینده سکوی رشد و ارتقا.
انسان با تجزیه و تحلیل رویدادهای گذشته، به برنامه ریزی زمان پرداخته و آینده را رقم می زند و این مهم میسر نمی شود مگر آنکه با داشتن برنامه ریزی صحیح و اصولی و دانستن اصول مدیرت زمان ، البته باید به این نکته هم توجه داشت که داشتن هدف و برنامه در زندگی باعث معنادار شدن زمان، روز و زندگی خواهد شد.
بنابراین باید تلاش نماییم که لحظات عمر خود را بدون داشتن هدف نگذرانیم.
حتی هنگامی که از همه چیز خسته شده ایم، برنامه ای برای خود مهیا کنیم که از حالت خستگی بیرون آمده و اهداف خود را دنبال بکنیم حال این سؤالات در ذهن ما پیش می آید که ، برنامه ریزی چیست؟ چرا اهمیت دارد؟
اصول آن کدامند؟ اهمیت مدیریت زمان در تحصیل چیست ؟
متخصصان برنامه ریزی می گویند: نگرش انسان نسبت به آینده باید از زاویه سه افق صورت گیرد
1 . افق باز : افق باز ضامن مانور فکری نسبت به مصالح و مسائل پیرامونی و یکی از عوامل دوری آدمی از اندیشه های محدود و برنامه های جزئی نگری است.
2 . افق دور : یکی از خصلتهای ممتاز انسان، خصلت دور اندیشی است. افق دور در نگاه و نگرش آدمی، ضامن شفاف شدن ابهامات آینده است و تصمیمات آتی را رقم می زند.
افراد دور اندیش در مقایسه با دیگران، تصویری شفافتر در مسائل، رفتارها، عکس العمل، رویدادها و اتفاقات دارند.
3 . افق روشن : بهره مندی انسان از زاویه روشن و کم ابهام، که با استفاده از دو افق قبلی میستر است. افق روشن محصول در افق دور و باز است.
افق روشن ،ثمره انسان در اصل برنامه ریزی بهینه و کارآمد برای آینده ای در حال اتفاق است. محصول این سه افق، شناخت است.
تا شناخت موجود نباشد، ضمانتی برای آینده وجود ندارد.
بنابراین سه افق، اساس برنامه ریزی و تنظیم وقت عبارت است از:
1 . خودشناسی
2 . جهت بخشی به فعالیت ها
3 . بهبود کیفیت زندگی در ظرف زمان
4 . شناخت خود، عادت های خود ، هدفها و اوقاتی از روز که هوشیار هستید
5 . اداره کردن خویشتن و راهی برای موفقیت
6 . بدست آوردن موفقیت های بیشتر
7 . استفاده بهینه از فرصت ها
8 . موفقیت در تحصیل و داشتن زندگی متعادل
9 . جلو گیری از هدر دادن زمان
10 . استفاده بهینه از زمان های مرده
11 . تعهد و مسؤولیت
12 . نظم و انضباط
مدیریت زمان چیست ؟
مدیریت زمان که در واقع، همان برنامه ریزی است، به معنای تسلط و کنترل بر فرصت ها و جهت دادن به فعالیت هاست .
یکی از اصول مهم مدیریت زمان اصل ۲۰-۸۰ است، یعنی از %۲۰ زمان برای انجام %۸۰ کارهایت استفاده کن.
موفقیت در مدیریت صحیح زمان وابسته به تشخیص کارهای مهم است.
از نظر مدیریت زمان کارها به چند دسته تقسیم می شوند :
1 . کارهای مهم و فوری
2 . کارهای فوری و غیر مهم
3 . کارهای کم اهمیت و غیر ضروری
4 . کارهای مهم و غیر فوری
– کارهای مهم و فوری : این کارها خود به خود انجام می گیرد.
– کارهای فوری و غیر مهم : این کارها در جهت اهداف انسان نیستند اما انجام می شود.
– کارهای کم اهمیت و غیر ضروری: بعضی افراد به خاطر ناتوانی در انجام کارهای مهم و فوری (گاهی برای تفنن و گاهی برای فرار از تمرکز حواس ) خودرا به این کارها سرگرم می کنند.
– کارهای مهم و غیر فوری: کارهایی هستند که افراد موفق و ناموفق را از هم جدا می کنند و معمولا افراد ناموفق آن را به تعویق می اندازند.
برای اینکه از فرصتها به نحو احسن بهره ببریم باید اولویتها را در زندگی خود بشناسیم و به تناسب آن فرصتهای خود را مورد استفاده قرار دهیم.
کسانی که در زندگی و مصرف سرمایه زمان، به اصلی و فرعی کردن مسایل نمی اندیشند و موضوعات را پیش خود به مهم و مهم تر و لازم و لازم تر تقسیم نمی کنند کم ترین ضایعه برایشان این است که اصل را فدای فرع می کنند.
با این حساب موفقیت در مدیریت صحیح زمان وابسته به انتخاب بین کارهای مهم و غیر مهم است، پس برای موفقیت تحصیلی و برای پیشگیری از احساس شکست و پشیمانی باید اول اولویت ها را مشخص کنیم و سپس آنها را بر اساس درجه تقسیم بندی کنیم اما باید در نظر داشت که تنها تهیه ی فهرست و اولویت بندی کارها کافی نیست بلکه باید همت کنیم تا آنها را بر اساس برنامه ریزی صحیح و اصولی به مرحله اجرا و کاربرد در آوریم.
1 . اولویت های درجه ی یک
2 . اولویت های درجه ی دو
3 . اولویت های درجه ی سه .
او لویت های درجه یک : تکالیف و وظایفی که در حال حاضر می بایست مشغول انجام آن شویم (برای انجام این اولویت ها باید وقت کافی را در نظر بگیریم و بهترین زمان برای انجام این اولویت ها زمانی است که حداکثر کارایی و نشاط را داریم .)
اولویت های درجه ی دو : تکالیف و وظایفی که می توان آنها را به تأخیر انداخت تا اولویت های درجه یک انجام شوند.
اولویت های درجه ی سه : تکالیف و وظایفی که خیلی مهم نیستند و می توان آنها را دیر تر انجام داد. ( بهترین زمان برای انجام این اولویت ها زمانی است که انرژی و کارآیی کمتری داریم)
اما برای موفقیت بیشتر در کار و تحصیل ، بایستی به موارد زیر در برنامه ریزی و مدیریت زمان توجه بیشتری بکنید تا برنامه ، این امکان را برای شما فراهم کند که بتوانید هر طور که می خواهید ، از زندگی خود بهره بگیرید.
استراتژی های استفاده از زمان
راههای ایجاد وقت را بشناسیم
زنده کردن وقت مرده (مثل زمانهایی که در انتظار هستیم، زمانی که در اتوبوس می گذرد )
انجام کارها به طور همزمان
تنظیم کردن وقت خواب
کنترل بیشتر روی وقت تفریح
نه گفتن به درخواست های غیر مهم
عقب انداختن کارهای غیر مهم
طول مدت مطالعه را تعیین کنید آیا ۶۰ دقیقه برای شما مناسب است؟
معمولا بعد از چه مدت مطالعه احساس خستگی می کنید؟ بعضی از افراد به وقفه های مکرر در حین مطالعه بنا به دلایل مختلف نیاز دارند. دروس
مشکل تر هم به وقفه های مکرر بیشتری احتیاج دارند.
ببینید بهترین طول مدت مطالعه برای شما چقدر است و در برنامه ریزی به آن توجه کنید.
به طور هفتگی برنامه های بلندمدت خود را بازبینی کنید.
تکالیف خود را اولویت بندی کنید.
موقع مطالعه، عادت کنید تا همیشه از مشکل ترین درس یا تکلیف شروع کنید.
حتی الامکان مکان مطالعه را عاری از عوامل حواس پرتی برای خود انتخاب و یا ایجاد کنید.
برای تمرکز بیشتر از زمانهای مرده استفاده کنید.
هر فردی برای مدیریت زمان می تواند از خود بپرسد که چه کارهایی را می تواند در وقت مرده انجام دهد؟
یک فرد موفق همیشه برای وقت مرده خود، برنامه دارد و سعی می کند برخی از برنامه های خود را که می تواند در این زمان انجام دهد ، موکول به آن کند تا نهایت استفاده را از زمان ببرد.
هدر دهنده های وقت را بشناسید و بر آنها نظارت و تسلط کافی داشته باشید. (راهزنان وقت می توانند وقت زیادی از شما را هدر بدهند)
رایج ترین راهزنان وقت
عبارتند از:
سر و صدا
تلفن و زنگ درب مهمان های ناخوانده
تلویزیون و ضبط صوت خارج از زمان در نظر گرفته شده ( در کل باید تفریحات سالم را تحت کنترل در آورید)
صحبتهای کم اهمیت
مطالعه مطالب کم اهمیت و غیرضروری
نداشتن انضباط کاری
سستی و بی ارادگی در تصمیم گیری
دوباره کاری
نداشتن تمرکز حواس
عادت امروز و فردا کردن
ترس از شکست
گزارش کار داشته باشید و در پایان هر روز برنامه ریزی خود را مرور کنید و با توجه به سؤالات زیر نتایج را ارزیابی کنید.
آیا تمام کارها را طبق برنامه انجام دادم ؟
چه عواملی باعث شد که بخشی از برنامه را انجام ندهم ؟
در چه ساعتی از روز انرژی کافی برای انجام کار ها را داشتم ؟
آیا همه ی کارها را در زمان مقرر انجام دادم ؟
آیا برنامه ریزی من مناسب بود یا در طراحی آن باید تجدید نظر کنم؟
آیا تمام کار های خود را (چه از نظر کارهای ثابت از قبیل خواب ، وعده های غذایی و … و چه از نظر کارهای متغیر مانند امور اجتماعی ، تکالیف و …) برای رسیدن به اهداف مورد نظر در قالب برنامه گنجانده بودم ؟
ضوابط و معیارهایی برای برنامهریزی خود در نظر بگیرید که نیازهای درسی و غیردرسی شما را پوشش دهد.
یکی از عوامل اصلی موفقیت داشتن برنامه منظم است.
برنامه ریزی صحیح این است که چگونه از وقت و امکانات موجود حداکثر استفاده را ببرید .
علم برنامه ریزی صحیح باعث اتلاف وقت شده و بازده مطالعه بسیار کاهش می یابد.
نکته ای که در این جا قابل ذکر می باشد اینست که ، داشتن برنامه مهم است ولی مهم تر از آن اجرای برنامه است.
برنامه ریزی درسی
بهترین برنامه ریز درسی، خود فرد است. یعنی هر شخص باید با توجه به شرایط روحی ، جسمی ، محیطی ، زمانی ، علاقه ، هلف ، نقاط ضعف و قوت خویش برای خودش برنامه ریزی کند.
کوتاه ، ساده و قابل اجرای بودن برنامه ی صحیح : یعنی هر قدر برنامه ها حجیم و سخت باشند تاثیر منفی بر روحیه افراد می گذارند و به خاطر پیجیدگی شان ، غالبأ با شکست مواجه می شوند . هر قدر برنامه کوتاهتر و ساده تر باشد .
شخص راحت تر آن را در زمان تعیین شده انجام می دهد. و تجربه ای موفق در زمینه برنامه ریزی کسب می کند . و این تجربیات موفق در رسیدن به موفقیت های بعدی تاثیر بسزایی خواهند داشت.
اجرای برنامه در زمان مشخص
وقتی برنامه ای را نوشته اید . باید آن را در زمان مشخص اجرا کنید . اگر نظم خاصی در اجرای برنامه داشته باشید، به راحتی می توانید به اهداف خویش برسید.
کسانی که نظم و ترتیب در اجرای برنامه را رعایت نمی کنند ، غالبا برنامه های آنان با شکست مواجه می شود .
تهیه لیست کارهایی که میخواهید انجام دهید : کارهایی را که می خواهید انجام دهید را بنویسید و بعد تصمیم بگیرید که در آن لحظه چه کاری را می خواهید انجام دهید و چه کارهایی را به تعویق بیندازید.
برنامه ریزی روزانه هفتگی : قرارهای ملاقات، کلاسها و جلسات را به ترتیب زمان وقوع بنویسید.
قبل از اینکه به خواب بروید مطمئن شوید که برای روز بعد آماده اید و وقتی که بیدار می شوید دقت کنید چه کارهایی را می خواهید انجام بدهید.
برنامه ریزی بلندمدت : از یک جدول ماهانه استفاده کنید تا برنامه ریزی روزانه برای شما آسان شود.
خود را موظف کنید که به درستی برنامه ی خود را اجرا کنید.
همانطور که می دانید یکی از عوامل اصلی موفقیت در تحصیل و سایر امور زندگی داشتن برنامه منظم و صحیح است اما برنامه ریزی صحیح این است که چگونه از وقت و امکانات موجود حداکثر استفاده را ببرید .
عدم برنامه ریزی صحیح باعث اتلاف وقت شده و بازده مطالعه بسیار کاهش می پاید.
نکته ای که در این جا دوباره قابل ذکر می باشد اینست که ، داشتن برنامه مهم است ولی مهم تر از آن اجرای برنامه است .
مطالب پیشنهادی موفقیت
منبع : باحال مگ
